Czy wszystkie ustalenia wspólników muszą znaleźć się w umowie spółki?

Przedsiębiorcy zakładający spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością często koncentrują się na przygotowaniu umowy spółki, zakładając, że wszystkie zasady współpracy wspólników powinny zostać uregulowane właśnie w tym dokumencie. W praktyce nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie. W wielu przypadkach część ustaleń dotyczących funkcjonowania spółki warto przenieść do odrębnego porozumienia wspólników. Takie rozwiązanie pozwala zachować większą poufność oraz elastyczność w kształtowaniu relacji pomiędzy wspólnikami.

Co musi znaleźć się w umowie spółki?

Kodeks spółek handlowych określa elementy, które obowiązkowo powinny zostać zawarte w umowie spółki z o.o. Są to przede wszystkim podstawowe kwestie związane z organizacją spółki, takie jak jej nazwa, siedziba, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego czy liczba i wartość udziałów.

Wspólnicy mogą oczywiście rozszerzyć treść umowy o dodatkowe postanowienia regulujące funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Nie oznacza to jednak, że każde uzgodnienie biznesowe powinno zostać ujawnione właśnie w tym miejscu.

Jawność umowy spółki

Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że umowa spółki stanowi część akt rejestrowych przechowywanych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Oznacza to, że osoby zainteresowane działalnością spółki, a w tym konkurenci, kontrahenci czy potencjalni inwestorzy mogą uzyskać dostęp do dokumentów złożonych do akt rejestrowych.

Z perspektywy biznesowej nie zawsze jest to rozwiązanie korzystne. Szczególnie wtedy, gdy wspólnicy chcą uregulować kwestie dotyczące strategii rozwoju, planowanych inwestycji, zasad finansowania działalności czy szczegółowych relacji pomiędzy wspólnikami.

Czym jest porozumienie wspólników?

Porozumienie wspólników (często określane również jako shareholders agreement) jest odrębną umową zawieraną pomiędzy wspólnikami poza treścią umowy spółki.

Dokument taki może regulować wiele kwestii, które z różnych względów nie powinny lub nie muszą znajdować się w umowie spółki. Co istotne, porozumienie wspólników nie podlega ujawnieniu w KRS, dzięki czemu jego treść pozostaje poufna.

Zakres takiego porozumienia zależy przede wszystkim od potrzeb wspólników i specyfiki prowadzonego biznesu.

Najczęściej regulowane są w nim:

•zasady podejmowania kluczowych decyzji biznesowych,

•sposób finansowania spółki przez wspólników,

•zasady wypłaty zysków i dywidendy,

•procedury wyjścia wspólnika ze spółki,

•zasady rozwiązywania sporów pomiędzy wspólnikami,

•obowiązki związane z prowadzeniem działalności konkurencyjnej,

•plany inwestycyjne oraz strategia rozwoju przedsiębiorstwa.

Dzięki temu wspólnicy mogą szczegółowo określić wzajemne prawa i obowiązki bez konieczności ujawniania tych ustaleń osobom trzecim.

Dodatkową korzyścią jest łatwość modyfikowania porozumienia wspólników. Zmiana umowy spółki wymaga zazwyczaj zachowania określonej procedury korporacyjnej, podjęcia odpowiednich uchwał oraz zgłoszenia zmian do KRS. Tymczasem zmiana porozumienia wspólników może być znacznie prostsza i szybsza - w zwykłej formie pisemnej.

Dzięki temu dokument ten może być dostosowywany do dynamicznie zmieniających się potrzeb biznesowych. Dlatego już na etapie zakładania spółki warto przeanalizować, które kwestie powinny znaleźć się w umowie spółki, a które lepiej uregulować w poufnym porozumieniu wspólników.

adwokat Izabela Raszeja

Zadzwoń, aby umówić się na konsultację.

+ 48 501 725 083